Excelでシフト表を作成する方法
Excelでシフト表を作成する方法をご紹介します。
目次
条件
- Excel 2016
完成イメージ
まずは完成イメージを確認します。
- 各人ごとに開始時間と終了時間を入力します。
- 開始～終了までを棒グラフのような表記にします。
- 開始～終了を3通り入力できるようにします。
- 開始／終了時刻をリストから選択するようにします。
シフト表の作成
表の作成
まずは、セルを罫線で囲ったり、セルを塗りつぶしたりして表を作成します。
今回は以下のように作成しました。
セルの書式設定
開始～終了のセル全体を選択し、セルの書式設定を開きます。
表示形式で「文字列」を選択し、ＯＫボタンを押します。
同様に、時刻のセルも、表示形式で「文字列」に設定します。
条件付き書式にルール追加
セルの色設定
時刻（セルI5）～右下（セルAB25）までを選択し、メニューの「条件付き書式 > 新しいルール」を選択します。
新しい書式ルール画面が開くので、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。
「次の数式を満たす場合に値を書式設定」の入力欄に以下を記入します。
=MOD(COLUMN(),2)=0
書式ボタンを押して、セルの書式設定画面を開きます。
塗りつぶしタブにおいて、背景色に薄いグレーを選択してＯＫボタンを押します。
新しい書式ルール画面もＯＫボタンを押して閉じます。
すると、以下のように交互にセルの色がグレーになります。
グラフの表示
時刻の下（セルI6）～右下（セルAB25）までを選択し、メニューの「条件付き書式 > 新しいルール」を選択します。
新しい書式ルール画面が開くので、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。
「次の数式を満たす場合に値を書式設定」の入力欄に以下を記入します。
（当該数式は、文字列を数値に変換後、開始1～終了1日時の範囲かどうかを確認するというものです。）
=AND(VALUE(I$5)>=VALUE($C6),VALUE(I$5)<VALUE($D6))=TRUE
塗りつぶしタブにおいて、塗りつぶし効果ボタンを押します。
塗りつぶし効果画面で、適当に色を選択し、グラデーションの種類は「横」、バリデーションで真ん中が濃くなるものを選択します。
ＯＫボタンを押して各画面を閉じます。
同様の手順で「開始2～終了2」および「開始3～終了3」の書式ルールを追加します。
- 開始2～終了2の数式
-
=AND(VALUE(I$5)>=VALUE($E6),VALUE(I$5)<VALUE($F6))=TRUE
-
- 開始3～終了3の数式
-
=AND(VALUE(I$5)>=VALUE($G6),VALUE(I$5)<VALUE($H6))=TRUE
-
以上で書式ルールの設定は終わりです。
条件付き書式ルールの管理画面（対象セルの範囲を選択して、条件付き書式 > ルールの管理）を確認すると、以下のように４つのルールが設定されている状態です。
現段階でも、開始および終了に時刻を入力すれば、以下のような表示となります。
セルのリスト設定
より入力を楽にするため、セルで値をリスト選択できるようにします。
開始1～終了3の入力セル全体を選択した状態で、データタブの「データの入力規則 > データの入力規則」を選択します。
データの入力規則画面が開くので、入力値の種類で「リスト」を選択し、”空白を無視する”と”ドロップダウンリストから選択する”をチェックした状態で、元の値に以下を入力します。
10:00,10:30,11:00,11:30,12:00,12:30,13:00,13:30,14:00,14:30,15:00,15:30,16:00,16:30,17:00,17:30,18:00,18:30,19:00,19:30,20:00
ＯＫボタンを押して画面を閉じます。
以上でリスト選択により、時刻の入力が出来るようになりました。
以上でシフト表の作成は完了です。
サンプル
今回作成したシフト表サンプルを公開しています。
以下のリンクをクリックしてダウンロードしてください。
参考
数値文字列を数値に戻すVALUE関数
https://kokodane.com/2013_kan_047.htm
Office Hack：Excelでプルダウンメニュー（ドロップダウンリスト）を作成する方法
https://office-hack.com/excel/pulldown-menu/
